Häufig gestellte Fragen zu KI für Steuerberater
Ist der Einsatz von KI in Steuerkanzleien DSGVO-konform möglich?
Kanzlo ist von Grund auf für den datenschutzkonformen Einsatz in Kanzleien konzipiert: Verarbeitung in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, Verschwiegenheitsvereinbarung nach § 62a StBerG, kein Training mit Ihren Daten. Die Verantwortung für den konkreten Einsatz bleibt wie bei jeder Software bei der Kanzlei. Wir liefern die Dokumentation für Ihren Datenschutzbeauftragten.
Reicht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nicht aus?
Für Steuerberater nicht. § 62a StBerG verlangt zusätzlich eine Verschwiegenheitsverpflichtung in Textform mit Belehrung über § 203 StGB, und sie muss an Subunternehmer weitergegeben werden. Beides ist bei uns Teil des Vertragspakets. Mit Microsoft schließen wir dafür das Professional Secrecy Amendment (Germany) ab.
Liest Microsoft meine Daten?
Ihre Daten werden nicht zum Training genutzt. Standardmäßig kann Microsoft auffällige Eingaben bis zu 30 Tage in der EU speichern und zur Missbrauchskontrolle prüfen lassen. Die Abschaltung (Modified Abuse Monitoring) haben wir bei Microsoft beantragt.
Microsoft ist ein US-Konzern. Was ist mit dem CLOUD Act?
Das Restrisiko besteht, und wir nennen es offen. Wir halten es klein: Akten, Dokumente und Protokoll liegen dauerhaft bei Hetzner in Deutschland. An Microsoft geht nur der Inhalt eines einzelnen Verarbeitungsschritts, auf Wunsch mit maskierten personenbezogenen Daten. Die Abschaltung des Abuse-Monitorings haben wir beantragt, bis dahin kann Microsoft auffällige Eingaben bis zu 30 Tage in der EU speichern.
Muss ich meine Mandanten um Einwilligung bitten?
Für kanzleiweite Infrastrukturleistungen in der Regel nicht, wenn die Vorgaben des § 62a StBerG eingehalten sind. Bei Leistungen, die unmittelbar einem einzelnen Mandat dienen, kann eine Einwilligung nötig sein. Das besprechen wir im Erstgespräch.
Entscheidet die KI über Einsprüche oder Antworten an Mandanten?
Nein. Die KI bereitet vor: Antwortentwürfe, Prüflisten, Gesprächsimpulse und Fundstellen. Jede Mail an einen Mandanten und jede Entscheidung über einen Einspruch geht erst nach Freigabe durch Ihr Team hinaus. Welche Schritte eine Freigabe brauchen, legen Sie fest.
Wie arbeitet Kanzlo mit DATEV zusammen?
Kanzlo läuft neben DATEV auf einem eigenen Server und nutzt die Wege, die DATEV für Drittsysteme vorsieht: Exporte aus Ihrer Buchhaltung, Ablage im DMS und die offiziellen Importformate. Ihre Mitarbeitenden arbeiten weiter in DATEV, an Ihrer Installation ändert sich nichts. Eine direkte Anbindung über die DATEV-Datenservices bereiten wir im DATEV-Sandkasten vor und schalten sie erst frei, wenn die Partnerzertifizierung vorliegt.
Woher weiß der Wissensagent, was er antworten darf?
Er durchsucht nur Dokumente, die Sie freigeben: Stellungnahmen, Vorlagen, Arbeitsanweisungen und ausgewählte Mails. Jede Antwort nennt ihre Quellen. Findet er nichts Passendes, sagt er das, statt eine Antwort zu erfinden.
Was kostet eine KI-Lösung für eine mittelgroße Steuerkanzlei?
Beispiel für eine Kanzlei mit acht Mitarbeitenden und 180 Mandanten: Mandantenkommunikation, Bescheidprüfung sowie Posteingang und Fristen kosten einmalig rund 9.500 Euro und laufen dann für 350 Euro pro Monat inklusive Hosting, Sprachmodellen, Wartung und Updates. Sie bekommen nach der Bestandsaufnahme ein Festpreisangebot für Ihre Kanzlei.
Wie lange dauert die Einführung?
Zwei bis vier Wochen bis zum produktiven Start: Bestandsaufnahme in der ersten Woche, dann Aufbau der Umgebung, Verträge und Pilot mit drei bis fünf Mandanten. Ihr Team bringt dafür rund sechs Stunden auf: die Bestandsaufnahme, eine Stunde Einrichtung, zwei kurze Abstimmungen und die Schulung. Den Start legen Sie fest, gern außerhalb der Fristenspitzen. Weitere Anwendungsfälle folgen danach im Zweiwochenrhythmus, jeweils mit eigenem Festpreis.
Wer haftet, wenn die KI eine Frist falsch erkennt?
Die Fristenkontrolle bleibt berufsrechtlich bei Ihnen, und genau so ist das System gebaut: Die KI trägt keine Frist selbst ein. Sie schlägt Fristende, Bescheiddatum und Bekanntgabetag mit Rechenweg vor, ein Mitarbeiter bestätigt, und erst dann steht die Frist in der Fristenkontrolle. Unbestätigte Vorschläge bleiben sichtbar offen, bis jemand sie bearbeitet. Für Fehler in unserer Software haften wir nach dem Vertrag, die Datamesh GmbH ist dafür IT-haftpflichtversichert.
Wo spart KI in Ihrer Kanzlei Zeit?
In 60 bis 90 Minuten wissen Sie, welche Abläufe sich lohnen und wie Sie KI berufsrechtlich sauber einsetzen. Im Rechenbeispiel mit acht Mitarbeitenden und 180 Mandanten amortisiert sich die Einführung in knapp vier Monaten.